คู่มือการใช้งาน - ระบบจองห้องประชุม เทศบาลนครรังสิต

1. แนะนำระบบ

ระบบจองห้องประชุมออนไลน์เทศบาลนครรังสิต

ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ช่วยให้เจ้าหน้าที่และหน่วยงานสามารถจองห้องประชุมได้อย่างสะดวก รวดเร็ว โดยไม่ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง ระบบจะแสดงสถานะห้องว่างแบบ Real-time พร้อมออกรหัสติดตาม (Ticket Code) ให้ทุกครั้งที่มีการจอง

จองได้ตลอด 24 ชั่วโมง

จองห้องประชุมได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านเว็บเบราว์เซอร์

ตรวจสอบห้องว่าง Real-time

ระบบแจ้งเตือนทันทีหากมีการจองทับซ้อน

รหัสติดตาม & QR Code

รับ Ticket Code และ QR Code สำหรับติดตามสถานะการอนุมัติ

แจ้งเตือนทางอีเมล

รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อการจองได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ

ป้องกันการจองทับซ้อน

ระบบตรวจสอบและแจ้งเตือนก่อนบันทึกทุกครั้ง

รายงานและสถิติ

ผู้ดูแลระบบดูรายงานการใช้งานห้องประชุมได้

ความต้องการของระบบ: ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ Chrome, Firefox, Safari, Edge (รุ่นล่าสุด) บนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม

2. ระดับผู้ใช้งาน

ระบบแบ่งผู้ใช้งานออกเป็น 4 ระดับ

🌐

ผู้เยี่ยมชม

ไม่ต้องล็อกอิน — ดูปฏิทินการจอง ดูรายละเอียดห้องประชุม และติดตามสถานะการจองด้วย Ticket Code ได้

👤

ผู้ใช้งานทั่วไป

ต้อง Login — สร้างการจองใหม่ ดูรายการจองของตนเอง ติดตามสถานะ และแก้ไขการจองที่ยังรออนุมัติได้

🔑

ผู้ดูแลระบบ (Admin)

อนุมัติหรือปฏิเสธการจอง ดูรายการทั้งหมด จัดการห้องประชุม และดูรายงาน

👑

Super Admin

สิทธิ์ทุกอย่างของ Admin บวกกับจัดการผู้ใช้งาน กำหนดระดับสิทธิ์ และจัดการการตั้งค่าระบบ

3. การเข้าสู่ระบบ

ขั้นตอนการ Login และ Logout

1

เปิดหน้าเว็บไซต์

เปิดเบราว์เซอร์และไปที่ URL ของระบบจองห้องประชุม จากนั้นคลิกปุ่ม "เข้าสู่ระบบ" หรือไปที่หน้า Login โดยตรง

2

กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

กรอก ชื่อผู้ใช้ (Username) และ รหัสผ่าน (Password) ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ

หากต้องการให้ระบบจำการล็อกอินไว้ ให้ติ๊กช่อง "จำฉันไว้" เพื่อไม่ต้องล็อกอินใหม่ทุกครั้ง

3

คลิกปุ่ม "เข้าสู่ระบบ"

หลังจากล็อกอินสำเร็จ ระบบจะนำท่านไปยังหน้า Dashboard อัตโนมัติ

การออกจากระบบ (Logout)

คลิกที่ชื่อผู้ใช้หรือไอคอนบน Sidebar แล้วเลือก "ออกจากระบบ" ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน คลิก "ใช่, ออกจากระบบ" เพื่อยืนยัน

คำเตือน: หากลืมรหัสผ่าน กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอรีเซ็ตรหัสผ่าน ระบบไม่มีฟังก์ชัน "ลืมรหัสผ่าน" อัตโนมัติ

4. ดูปฏิทินการจองห้องประชุม

ตรวจสอบตารางการจองก่อนทำการจอง

หน้าแรกของเว็บไซต์แสดงปฏิทินการจองห้องประชุมสำหรับทุกคน (ไม่ต้อง Login) สามารถดูได้ว่าวันไหนมีการจองอยู่บ้าง

เคล็ดลับ: ก่อนทำการจองทุกครั้ง กรุณาตรวจสอบปฏิทินก่อนว่าห้องประชุมว่างในวันและเวลาที่ต้องการหรือไม่

1

ดูปฏิทินรายเดือน

ปฏิทินแสดงการจองของทุกห้องในเดือนปัจจุบัน แต่ละเซลล์วันจะแสดงรายการประชุมที่มีอยู่ (สูงสุด 3 รายการ)

เซลล์สีเขียว = วันนี้
เซลล์สีชมพู = วันเสาร์-อาทิตย์
แถบสีในเซลล์ = รายการจอง (สีของแต่ละห้อง)

2

เปลี่ยนเดือน

คลิกปุ่ม < ก่อนหน้า หรือ ถัดไป > ที่ด้านบนปฏิทิน เพื่อดูเดือนที่ต้องการ

3

คลิกวันที่เพื่อดูรายละเอียด

คลิกที่เซลล์วันใดก็ได้ เพื่อดูรายการจองทั้งหมดในวันนั้น

4

ดูปฏิทินรายห้อง

เลื่อนลงมาด้านล่างจะเห็นการ์ดห้องประชุมแต่ละห้อง คลิกปุ่ม "ดูรายละเอียด →" เพื่อดูปฏิทินของห้องนั้น ๆ โดยเฉพาะ

5. การสร้างการจองห้องประชุม

ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์มจอง (ต้อง Login)

หมายเหตุ: ต้องเข้าสู่ระบบก่อนจึงจะสามารถจองห้องประชุมได้ หากยังไม่ได้ Login ระบบจะพาไปหน้า Login อัตโนมัติ

1

เข้าหน้าจองห้องประชุม

หลัง Login แล้ว คลิกที่เมนู "จองห้องประชุม" หรือ "บันทึกการจอง" ใน Sidebar

2

กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม

กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน (ช่องที่มีเครื่องหมาย จำเป็น ต้องกรอก)

3

ตรวจสอบความซ้ำซ้อน

ระบบจะตรวจสอบอัตโนมัติว่าห้องและช่วงเวลาที่เลือกมีการจองทับซ้อนหรือไม่ หากมีการทับซ้อน ระบบจะแจ้งเตือน

4

คลิก "บันทึกข้อมูล"

เมื่อกรอกข้อมูลครบและไม่มีการทับซ้อน คลิกปุ่ม "บันทึกข้อมูล" ระบบจะออก Ticket Code และ QR Code ให้

รายละเอียดแต่ละช่องในแบบฟอร์ม

ช่องข้อมูล	สถานะ	คำอธิบาย
หัวข้อการประชุม	จำเป็น	ระบุชื่อการประชุมหรือกิจกรรม เช่น "ประชุมเตรียมความพร้อม..." (สูงสุด 180 ตัวอักษร)
หน่วยงานเจ้าของเรื่อง	ไม่บังคับ	ระบุชื่อกอง/ฝ่าย/สำนัก ที่จัดการประชุม
วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	คลิกช่องเพื่อเลือกวันที่จากปฏิทินแบบไทย (แสดงปี พ.ศ.)
วันที่สิ้นสุด	ไม่บังคับ	เปิดใช้งานโดยติ๊กช่อง "จองมากกว่า 1 วัน" สำหรับการประชุมข้ามวัน
เวลาเริ่ม	จำเป็น	พิมพ์เวลาในรูปแบบ 24 ชั่วโมง เช่น `08:30`, `13:00`, `16:30`
เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	พิมพ์เวลาในรูปแบบ 24 ชั่วโมง เช่น `12:00`, `17:00` (ต้องมากกว่าเวลาเริ่ม)
เลือกห้องประชุม	จำเป็น	คลิกเลือกห้องที่ต้องการ 1 ห้อง (แสดงห้องที่เปิดใช้งานเท่านั้น)
อุปกรณ์ที่ต้องการ	ไม่บังคับ	เลือกอุปกรณ์ได้หลายรายการ: 🔊 เครื่องเสียง, 🎤 ไมโครโฟน, 📽️ โปรเจคเตอร์, 💻 โน้ตบุ๊ค, 📷 Visualizer
รูปแบบจัดโต๊ะ	ไม่บังคับ	เลือกรูปแบบ: จัดแบบรูปตัว U (U-Shape), หน้ากระดาน (Classroom), โรงภาพยนตร์ (Theater)
จำนวนผู้เข้าร่วม	ไม่บังคับ	ระบุจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม (หน่วย: คน)
หมายเหตุ	ไม่บังคับ	รายละเอียดเพิ่มเติม หรือความต้องการพิเศษอื่น ๆ
รับการแจ้งเตือนทางอีเมล	ไม่บังคับ	ติ๊กเพื่อเปิดรับการแจ้งเตือนผ่านอีเมลเมื่อมีผลการอนุมัติ
อีเมลสำหรับแจ้งเตือน	ไม่บังคับ	กรอกอีเมลที่ต้องการรับการแจ้งเตือน (ต้องกรอกหากเลือกรับการแจ้งเตือน)

เคล็ดลับ: ผลการอนุมัติการจองจะทราบภายใน 1 วันทำการ กรุณาตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนกดบันทึก

6. รหัสติดตามและ QR Code

Ticket Code ที่ได้รับหลังการจองสำเร็จ

เมื่อบันทึกการจองสำเร็จ ระบบจะออก รหัสติดตาม (Ticket Code) ให้อัตโนมัติ พร้อม QR Code สำหรับสแกนตรวจสอบสถานะ

รหัสติดตามการจองตัวอย่าง

TK69-00042

รูปแบบ: TK + ปี พ.ศ. 2 หลักสุดท้าย + เลขรันนิ่ง 5 หลัก

✓

คัดลอกรหัสติดตาม

คลิกปุ่ม "คัดลอกรหัส" ในหน้าต่างยืนยัน เพื่อนำรหัสไปใช้ติดตามสถานะภายหลัง

✓

สแกน QR Code

สามารถสแกน QR Code ด้วยกล้องโทรศัพท์เพื่อเข้าสู่หน้าติดตามสถานะโดยตรง

✓

บันทึกรหัสไว้

กรุณาจดรหัสหรือถ่ายภาพ QR Code ไว้ เนื่องจากจะใช้สำหรับติดตามสถานะในภายหลัง

สำคัญ: หากไม่ได้บันทึกรหัสติดตามไว้ สามารถดูรายการจองของตนเองได้ที่หน้า Dashboard หลังจาก Login

7. การติดตามสถานะการจอง

ตรวจสอบผลการอนุมัติโดยไม่ต้อง Login

ทุกคนสามารถติดตามสถานะการจองได้โดยใช้ รหัสติดตาม (Ticket Code) โดยไม่ต้องล็อกอิน

1

ไปที่หน้า "ติดตามสถานะ"

คลิกที่เมนู "ติดตามสถานะ" บน Navbar หน้าหลัก (ไม่ต้อง Login)

2

กรอกรหัสติดตาม

พิมพ์รหัสติดตามในช่องค้นหา เช่น TK69-00042 (พิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กก็ได้)

3

คลิกปุ่ม "ค้นหา"

ระบบจะแสดงรายละเอียดการจองพร้อมสถานะปัจจุบัน ได้แก่ หัวข้อ ห้อง วันที่ เวลา และผลการอนุมัติ

สแกน QR Code: สามารถสแกน QR Code ที่ได้รับหลังการจองด้วยกล้องสมาร์ทโฟน ระบบจะพาท่านไปหน้าติดตามสถานะโดยอัตโนมัติ

8. การแก้ไขและยกเลิกการจอง

เฉพาะการจองที่ยังรออนุมัติเท่านั้น

ข้อจำกัด: สามารถแก้ไขหรือยกเลิกการจองได้เฉพาะรายการที่มีสถานะ "รออนุมัติ" เท่านั้น หากอนุมัติแล้ว กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบ

1

ไปที่หน้ารายการจอง

Login แล้วไปที่ Dashboard หรือ "รายการที่รออนุมัติ" เพื่อดูรายการของตนเอง

2

คลิกปุ่ม "แก้ไข"

คลิกที่ไอคอน ✏️ หรือปุ่ม "แก้ไข" ข้างรายการที่ต้องการ ระบบจะพาไปหน้าแก้ไข

3

แก้ไขข้อมูลและบันทึก

แก้ไขข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นคลิก "บันทึก" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

การยกเลิกการจอง

หากต้องการยกเลิกการจองที่ยังรออนุมัติ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ หรือ Admin จะทำการลบรายการให้

ติดต่อเพื่อแก้ไข/ยกเลิกการจอง

คุณอนุสรณ์ (เจ็ก)

สำนักปลัดเทศบาล

โทร. 088-543-6623

9. การอนุมัติการจอง Admin เท่านั้น

รายการที่รออนุมัติ (Pending List)

1

ไปที่เมนู "รายการที่รออนุมัติ"

ใน Sidebar ให้คลิก "รายการที่รออนุมัติ" ระบบจะแสดงรายการทั้งหมดที่มีสถานะรออนุมัติ พร้อมจำนวนรายการ

2

ตรวจสอบรายละเอียด

คลิกที่รายการเพื่อดูรายละเอียดการจอง ได้แก่ หัวข้อ ห้อง วันที่ เวลา อุปกรณ์ที่ต้องการ และผู้จอง

3

อนุมัติหรือปฏิเสธ

คลิกปุ่ม ✓ อนุมัติ เพื่อยืนยันการจอง
คลิกปุ่ม ✗ ปฏิเสธ เพื่อไม่อนุมัติ

4

ผู้จองได้รับการแจ้งเตือน

หากผู้จองเลือกรับการแจ้งเตือนทางอีเมล ระบบจะส่งอีเมลแจ้งผลการอนุมัติอัตโนมัติ

จำนวนรายการรออนุมัติจะแสดงเป็น Badge สีแดงที่เมนู "รายการที่รออนุมัติ" ใน Sidebar

10. รายการการจองทั้งหมด Admin เท่านั้น

ดูและจัดการรายการจองทุกรายการในระบบ

หน้า "รายการทั้งหมด" แสดงการจองทุกรายการในระบบ ทั้งที่รออนุมัติ อนุมัติแล้ว และปฏิเสธแล้ว

กรองรายการ

กรองด้วยสถานะ วันที่ ห้อง หรือชื่อผู้จอง

ค้นหา

ค้นหาด้วยหัวข้อหรือชื่อผู้จอง

แก้ไขรายการ

Admin สามารถแก้ไขข้อมูลการจองได้

ลบรายการ

ลบรายการจองที่ไม่ต้องการออกจากระบบ

11. จัดการห้องประชุม Admin เท่านั้น

เพิ่ม แก้ไข และปิดใช้งานห้องประชุม

ไปที่เมนู "จัดการห้องประชุม" เพื่อจัดการข้อมูลห้องประชุมในระบบ

ฟิลด์	คำอธิบาย
รหัสห้อง (Room Code)	รหัสอ้างอิงห้อง ใช้ระบุห้องในระบบ
ชื่อห้อง (Room Name)	ชื่อที่แสดงให้ผู้ใช้เห็น เช่น "ห้องประชุมชั้น 3"
รายละเอียด	คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับห้องประชุม
ความจุ (คน)	จำนวนที่นั่งสูงสุดในห้อง
สีห้อง	สีที่ใช้แสดงในปฏิทิน (เลือกได้)
สถานะ (เปิด/ปิด)	ปิดใช้งานห้องชั่วคราวโดยไม่ต้องลบออกจากระบบ

ห้องที่ถูกปิดใช้งาน (is_active = 0) จะไม่แสดงในแบบฟอร์มจอง แต่ข้อมูลเดิมจะยังคงอยู่ในระบบ

12. จัดการผู้ใช้งาน Super Admin เท่านั้น

เพิ่ม แก้ไข และกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน

ไปที่เมนู "จัดการผู้ใช้งาน" เพื่อจัดการบัญชีผู้ใช้ในระบบ

ฟิลด์	คำอธิบาย
ชื่อผู้ใช้ (Username)	ใช้สำหรับ Login เข้าระบบ
ชื่อแสดง (Display Name)	ชื่อที่แสดงในระบบ
รหัสผ่าน	รีเซ็ตรหัสผ่านได้เมื่อผู้ใช้ลืม
ระดับสิทธิ์ (User Type)	0 = ผู้ใช้ทั่วไป \| 1 = Admin \| 2 = Super Admin
แผนก/หน่วยงาน	สังกัดของผู้ใช้งาน
สถานะ	เปิด/ปิดใช้งานบัญชีผู้ใช้

13. รายงาน Admin เท่านั้น

สถิติและรายงานการใช้งานห้องประชุม

ไปที่เมนู "รายงาน" เพื่อดูสถิติการใช้ห้องประชุม

รายงานตามช่วงเวลา

กรองรายงานตามวัน เดือน หรือปี

รายงานแยกตามห้อง

ดูจำนวนการใช้งานของแต่ละห้อง

รายงานแยกตามผู้จอง

ดูรายการจองของแต่ละหน่วยงาน

ส่งออกรายงาน

Export ข้อมูลออกเป็น Excel/PDF

14. โปรไฟล์และเปลี่ยนรหัสผ่าน

จัดการข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้

1

แก้ไขข้อมูลโปรไฟล์

คลิกที่เมนู "โปรไฟล์" ใน Sidebar เพื่อแก้ไขชื่อแสดง อีเมล และข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ

2

เปลี่ยนรหัสผ่าน

คลิกเมนู "เปลี่ยนรหัสผ่าน" จากนั้นกรอก:

รหัสผ่านเดิม
รหัสผ่านใหม่
ยืนยันรหัสผ่านใหม่ (กรอกซ้ำ)

คำแนะนำความปลอดภัย: รหัสผ่านควรมีความยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร ผสมตัวอักษรและตัวเลข และควรเปลี่ยนรหัสผ่านทุก 3 เดือน

15. ความหมายของสถานะต่าง ๆ

ไกด์การตีความสถานะการจองและห้องประชุม

สถานะการจอง

⏳

รออนุมัติ

ส่งคำขอจองแล้ว รอผู้ดูแลระบบตรวจสอบ

✅

อนุมัติแล้ว

การจองได้รับการอนุมัติ พร้อมใช้ห้อง

❌

ไม่อนุมัติ

คำขอจองถูกปฏิเสธ กรุณาติดต่อผู้ดูแล

🚫

ยกเลิกแล้ว

ผู้จองหรือ Admin ยกเลิกการจอง

สถานะห้องประชุม (หน้าหลัก)

🟢

ว่าง

ห้องว่าง พร้อมใช้งานในขณะนี้

🔴

กำลังใช้งาน

ห้องมีการประชุมอยู่ในขณะนี้

สีในปฏิทิน

เซลล์สีเขียว	วันนี้ (Today)
เซลล์สีชมพูอ่อน	วันหยุด (เสาร์-อาทิตย์)
แถบสีในเซลล์	รายการจองของห้องนั้น (สีตามที่กำหนดให้ห้อง)

16. ติดต่อสอบถาม

หากมีปัญหาหรือต้องการความช่วยเหลือ

ในกรณีที่ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการจองห้องประชุม
สามารถติดต่อเปลี่ยนแปลงได้ที่หน่วยงานด้านล่าง

ผู้ดูแลระบบ / ผู้ประสานงาน